Dienstplan-Vorlage
Erstellen Sie einen Wochen- oder Monatsdienstplan zum Ausfüllen, leer oder vorbefüllt, und drucken Sie ihn im Querformat.
Auf einen Blick
Eine Dienstplan-Vorlage ist ein Raster, in dem für eine Woche oder einen Monat eingetragen wird, wer wann welchen Dienst hat.
- Die Vorlage nimmt zwischen 1 und 60 Namen auf, je Name bis zu 40 Zeichen.
- Gedruckt wird auf ein A4-Blatt im Querformat.
- Nach § 4 ArbZG beträgt die Mindestpause 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden Arbeit.
Quellen: Arbeitszeitgesetz § 4
So nutzen Sie die Dienstplan-Vorlage
- Wählen Sie unter Aufbau entweder „Tage als Spalten, Namen als Zeilen“ oder „Schichten als Spalten, Tage als Zeilen“.
- Stellen Sie unter Zeitraum entweder Woche oder Monat ein. Wählen Sie ein beliebiges Datum, springt das Tool auf den Montag der Woche.
- Tragen Sie unter Titel und Abteilung / Team die Überschrift ein. Sie erscheint im Ausdruck.
- Im Aufbau mit Namen legen Sie unter Anzahl Zeilen (Namen) zwischen 1 und 60 Zeilen fest und tragen die Namen ein (je bis 40 Zeichen).
- Im Aufbau mit Schichten lassen sich die Spaltenköpfe Früh 06–14 Uhr, Spät 14–22 Uhr und Nacht 22–06 Uhr ändern.
- Für eine Vorbefüllung wählen Sie unter Vorbefüllen aus Schichtmodell ein Modell und klicken auf Plan aus Modell füllen. Das geht nur im Aufbau „Tage als Spalten, Namen als Zeilen“. Zeile 1 erhält Gruppe A, Zeile 2 Gruppe B und so weiter. Ohne Auswahl bleibt es bei Leer lassen (ohne Vorbelegung).
- Tragen Sie die Einträge direkt in die Zellen ein. Wochenenden sind grau markiert.
- Klicken Sie auf Drucken oder auf CSV herunterladen, um die Datei in Excel zu öffnen.
Das Tool fragt nach, bevor es bestehende Einträge überschreibt. Mit Alles leeren löschen Sie Namen und Einträge nach einer Bestätigung. Ihre Einträge und Einstellungen bleiben im Browser gespeichert. Die CSV-Datei nutzt Semikolons als Trennzeichen.
Was ist ein Dienstplan?
Ein Dienstplan legt fest, wer in einem bestimmten Zeitraum wann eingeteilt ist und welche Aufgaben übernimmt. Meist gilt er für eine Woche oder einen Monat. Er zeigt, ob eine Schicht besetzt ist, und hilft, Abwesenheiten und Ausfälle früh zu erkennen.
Die Vorlage zeigt Ihnen nur das Raster. Welche Besetzung nötig ist und welche Regeln gelten, entscheiden Sie im Betrieb.
Müssen Pausen im Dienstplan eingetragen werden?
Ja, Pausen müssen eingehalten werden. Nach § 4 ArbZG richtet sich die Mindestpause nach der Dauer der Arbeitszeit. Wer die Pause im Plan sichtbar machen möchte, trägt sie in die Zelle oder in die Notiz ein.
| Arbeitszeit am Tag | Mindestpause nach § 4 ArbZG |
|---|---|
| mehr als 6 Stunden | 30 Minuten |
| mehr als 9 Stunden | 45 Minuten |
Die Vorlage prüft diese Werte nicht. Tarifverträge oder Arbeitsverträge können abweichende Regelungen enthalten.
Wie erstellt man eine Dienstplan Excel Vorlage?
Eine Excel-Vorlage bauen Sie in fünf Schritten selbst auf. Diese Anleitung funktioniert auch ohne unser Tool.
- Öffnen Sie eine leere Excel-Datei. Schreiben Sie in Zeile 1 die Wochentage und Datumsangaben.
- Tragen Sie in Spalte A die Namen ein, eine Person pro Zeile.
- Legen Sie für jede Schicht eigene Spalten oder Zellen an, zum Beispiel Beginn und Ende.
- Formatieren Sie die Uhrzeiten als Zeit (Format hh:mm). Die Dauer berechnen Sie mit einer Formel wie
=C2-B2für Ende minus Beginn. - Speichern Sie die Datei als Vorlage (.xltx), damit Sie sie jede Woche neu nutzen können.
Weitere Fragen
Welche Dienstplan-Vorlage eignet sich für kleine Teams?
Für einen Standort mit wenigen Diensten ist ein Wochenraster am übersichtlichsten. Wählen Sie Zeitraum Woche, den Aufbau „Tage als Spalten, Namen als Zeilen“ und drucken Sie auf A4 quer.
Wo werden meine Eingaben gespeichert?
Alle Eingaben bleiben im lokalen Speicher Ihres Browsers auf diesem Gerät. Es wird nichts auf einen Server hochgeladen.
Wie viele Namen passen in die Vorlage?
Im Aufbau mit Namen stellen Sie zwischen 1 und 60 Zeilen ein. Jeder Name darf bis zu 40 Zeichen lang sein, längere Texte werden abgeschnitten.
Was passiert, wenn es mehr Zeilen als Gruppen im Modell gibt?
Die Gruppen wiederholen sich. Hat das Modell zwei Gruppen und Ihre Vorlage vier Zeilen, bekommen Zeile 1 und Zeile 3 dieselbe Gruppe.
Kann ich die Schichtnamen ändern?
Ja. Im Aufbau mit Schichten als Spalten lassen sich die Überschriften Früh, Spät und Nacht umbenennen.
Wie drucke ich einen sehr breiten Monatsplan?
Der Monatsplan wird als A4-Blatt im Querformat gedruckt. Bei sehr vielen Spalten werden diese schmal, dadurch wird die Schrift kleiner.
Wie dieses Tool arbeitet und woher die Zahlen stammen
Die Arbeitszeit ist Ende minus Beginn minus Pause, minutengenau. Die Prüfung folgt dem Arbeitszeitgesetz: höchstens 8 (bis 10) Stunden werktäglich, Pausen nach § 4 und 11 Stunden Ruhezeit nach § 5.
Quellen
- § 4 ArbZG: Ruhepausen (30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden) (Stand: zuletzt geändert durch Art. 52 G v. 23.10.2024 I Nr. 323) · geprüft
- § 5 ArbZG: ununterbrochene Ruhezeit von 11 Stunden (Stand: zuletzt geändert durch Art. 52 G v. 23.10.2024 I Nr. 323) · geprüft
- § 16 ArbZG: Aufzeichnungspflicht, Aufbewahrung mindestens 2 Jahre (Stand: zuletzt geändert durch Art. 52 G v. 23.10.2024 I Nr. 323) · geprüft
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Dienstplan Excel Vorlage?
Eine Dienstplan-Excel-Vorlage ist eine fertige Tabelle in Excel oder einem ähnlichen Programm. Tage, Namen und Schichten sind schon angelegt, Sie tragen nur noch die Einträge ein.
Wie verwende ich die Excel Vorlage des Dienstplans?
Öffnen Sie die Datei und tragen Sie die Namen in Spalte A und die Schichten in die Tageszellen ein. Alternativ laden Sie das Raster hier als CSV herunter und öffnen es in Excel.
Wie lange muss man Dienstpläne aufbewahren?
Eine eigene gesetzliche Frist nur für Dienstpläne gibt es nicht. Aufzeichnungen über Arbeitszeit, die über 8 Stunden werktäglich hinausgeht, muss der Arbeitgeber nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahren; für Lohnunterlagen gelten längere steuerliche Fristen. Klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.
Warum einen Dienstplan in Excel erstellen?
Excel eignet sich, wenn Sie Zeiten weiterrechnen oder den Plan häufig anpassen wollen. Formeln berechnen Stunden automatisch, und die Datei lässt sich sichern und weitergeben.
Kann man Arbeitszeiten automatisch berechnen lassen?
In Excel ja, mit einer Differenzformel wie =C2-B2, sofern die Uhrzeiten als Zeit formatiert sind. Bei Nachtschichten über Mitternacht muss die Formel korrigiert werden. Die Dienstplan-Vorlage selbst rechnet keine Stunden.
Vorlage geplant – und die Stunden?
Eine ausgedruckte Vorlage zeigt die Einteilung, aber nicht die Summe der Stunden. Die rechnen Sie selbst nach. Für eine Auswertung nutzen Sie den CSV-Export in Excel.
Sind die Vorlagen rechtlich geprüft?
Die Vorlage ist ein Raster. Sie rechnet nichts und prüft keine Arbeitszeitregeln. Ob ein konkreter Plan zu Ihrem Betrieb, Ihrem Vertrag oder einem Tarifvertrag passt, müssen Sie selbst klären.
Ist ein ausgehängter Plan datenschutzgerecht?
Am Aushang sollten nur die Angaben stehen, die alle brauchen, etwa Name und Schicht. Persönliche Gründe für Abwesenheiten gehören nicht an die Wand. Ihre Eingaben verlassen den Browser nicht, den Ausdruck kontrollieren Sie selbst.
Verwandte Tools
- Schichtplan erstellen: Wählen Sie das, wenn Sie einen Plan mit mehreren Schichtarten und Rhythmen aufbauen möchten.
- Schichtkalender: Nutzen Sie ihn, wenn Sie Ihre persönlichen Dienste im Kalenderblick sehen möchten.
- Wechselschicht-Kalender: Hilfreich, wenn Sie einen Wechselschicht-Rhythmus prüfen oder vergleichen wollen.
- Arbeitszeiterfassung: Passt, wenn Sie tatsächlich geleistete Zeiten festhalten möchten.
- Stundenzettel: Nutzen Sie ihn, um Stunden für einen Zeitraum zusammenzustellen.
- Arbeitszeitrechner: Hilfreich, wenn Sie Beginn und Ende einer Schicht in Stunden umrechnen wollen.
- Nachtzuschlag-Rechner: Schätzt Zuschläge für Nachtarbeit nach der von Ihnen gewählten Regelgrundlage.
- Feiertagszuschlag berechnen: Schätzt Zuschläge für Arbeit an Feiertagen nach der gewählten Regelgrundlage.