Schichtplan erstellen
Legen Sie Mitarbeiter an, weisen Sie Rhythmen oder einzelne Schichten zu und sehen Sie sofort, ob jede Schicht besetzt ist.
Auf einen Blick
Mit dem Schichtplaner erstellen Sie einen Monatsplan für ein Team, in dem jede Person ein Schichtmodell oder einzelne Schichten erhält und die Besetzung je Schicht geprüft wird.
- Ein Plan nimmt bis zu 100 Personen auf.
- Im Modell Wechselschicht Früh/Spät/Nacht mit drei Gruppen ist jede Schicht montags bis freitags mit genau einer Person besetzt.
- Gedruckt wird der Plan auf eine Seite im Format A4 quer.
So nutzen Sie den Schichtplaner
- Wählen Sie unter Monat den Monat, für den Sie planen.
- Legen Sie jede Person mit Mitarbeiter/in hinzufügen an. Beim ersten Öffnen stehen bereits drei Beispiel-Mitarbeitende im Modell Wechselschicht Früh/Spät/Nacht (Gruppe A, B, C) im Plan.
- Wählen Sie unter Schichtmodell je Person ein Modell, etwa Wechselschicht Früh/Spät, 4 on 4 off oder ein eigenes Modell. Mit „kein Modell“ malen Sie alles von Hand.
- Stellen Sie Gruppe und Zyklus beginnt am ein. Das Startdatum verschiebt das Muster für diese Person.
- Wählen Sie unter Pinsel: eine Schicht wie Früh, Spät, Nacht, Tag, Frei, Urlaub oder Krank und tippen Sie die gewünschten Zellen an.
- Nehmen Sie Handeinträge mit Zurück zum Modell einzeln wieder heraus. Mit Handeinträge löschen entfernen Sie alle auf einmal, nachdem der Planer nachfragt.
- Tragen Sie unter Mindestbesetzung je Schicht die Mindestzahl ein. Eine 0 bedeutet, dass nicht geprüft wird.
- Kontrollieren Sie die Besetzung unter dem Plan und die Spalte Schichten je Person.
Mit Drucken erhalten Sie eine Seite im Format A4 quer mit Titel, Besetzung und Legende. CSV herunterladen liefert Namen, Tagescodes und Besetzungszeilen als Datei mit Semikolon als Trennzeichen.
Was bedeuten die Buchstaben im Schichtplan?
Der Plan nutzt sieben Kürzel. F, S, N, T und 24 stehen für Dienste, U und K für Abwesenheit. Urlaub, krank und frei zählen in der Besetzung nirgends mit.
| Kürzel | Bedeutung |
|---|---|
| F | Früh |
| S | Spät |
| N | Nacht |
| T | Tag |
| 24 | 24-Stunden-Dienst |
| U | Urlaub |
| K | krank |
Wie wird die Mindestbesetzung geprüft?
Der Planer vergleicht die Besetzung jedes Tages mit der Mindestzahl, die Sie je Schicht eingetragen haben. Unterschreitet ein Tag die Vorgabe, markiert er ihn rot und listet ihn auf, wobei höchstens die ersten 12 Tage erscheinen.
Ein Beispiel: Drei Personen laufen im Modell Wechselschicht Früh/Spät/Nacht, und Sie tragen Früh 2, Spät 2 und Nacht 1 ein. Dann wird jeder Werktag als unterbesetzt gemeldet, weil Früh nur 1 statt 2 und Spät nur 1 statt 2 erreicht. Die Nachtschicht ist in diesem Fall erfüllt.
Wie entsteht ein Schichtplan aus einem Schichtmodell?
Jede Person bekommt ein Modell, eine Gruppe und einen Zyklusbeginn. Das Muster läuft ab diesem Datum durch den Monat. Im Beispiel mit Zyklusbeginn Montag, 28.09.2026, sieht der Ablauf der ersten drei Wochen so aus:
| Gruppe | Woche 1 | Woche 2 | Woche 3 |
|---|---|---|---|
| A | Früh | Spät | Nacht |
| B | Nacht | Früh | Spät |
| C | Spät | Nacht | Früh |
Daraus ergibt sich am 28.09. eine Besetzung von je einer Person in Früh, Spät und Nacht. Am Samstag, 03.10., arbeitet niemand.
Was passiert, wenn ich eine Zelle von Hand ändere?
Ein Handeintrag hat Vorrang vor dem Schichtmodell und ersetzt die Modellschicht an dieser Stelle. Ein Handeintrag „Frei“ überschreibt also eine Modellschicht. Handeinträge erkennen Sie an der fetten Umrandung. Ist der Text eines eigenen Modells ungültig, hat die Person keine Modellschichten, und Sie sehen nur die Handeinträge.
Wie exportiere ich meinen Schichtplan?
Sie haben zwei Wege, den Plan aus dem Browser zu holen.
- Klicken Sie auf Drucken. Der Plan öffnet sich als eine Seite im Format A4 quer, mit Titel, Besetzung und Legende.
- Wählen Sie im Druckdialog Ihres Browsers Drucken oder Als PDF speichern.
- Für eine Tabellendatei klicken Sie auf CSV herunterladen. Sie enthält Namen, Tagescodes und Besetzungszeilen.
Weitere Fragen
Funktioniert der Planer für jeden Monat?
Ja, der Plan funktioniert für Monate mit 28 bis 31 Tagen. Auch ein Zyklusbeginn mitten im Monat ist möglich, das Muster gilt dann ab diesem Datum.
Was passiert bei sehr vielen Mitarbeitenden?
Die Tabelle scrollt waagerecht, sodass Sie auch die späteren Spalten erreichen.
Kann ich Schichtmodelle mit eigenen Einträgen kombinieren?
Ja. Im selben Plan verbinden Sie Modelle wie die Wechselschicht Früh/Spät, die drei 8-Stunden-Schichten mit 4 Gruppen und die Wechselschicht Früh/Spät/Nacht mit freiem Malen.
Was passiert bei einem ungültigen eigenen Modell?
Die Person hat dann keine Modellschichten. Prüfen Sie die Schreibweise eines eigenen Modells, etwa im Format D4 O4 N4 O4.
Wie dieses Tool arbeitet und woher die Zahlen stammen
Die Arbeitszeit ist Ende minus Beginn minus Pause, minutengenau. Die Prüfung folgt dem Arbeitszeitgesetz: höchstens 8 (bis 10) Stunden werktäglich, Pausen nach § 4 und 11 Stunden Ruhezeit nach § 5.
Quellen
- § 2 ArbZG: Begriffe (Arbeitszeit, Nachtzeit 23–6 Uhr, Nachtarbeit) (Stand: zuletzt geändert durch Art. 52 G v. 23.10.2024 I Nr. 323) · geprüft
- § 3 ArbZG: höchstens 8 Stunden werktäglich, bis 10 Stunden mit Ausgleich (Stand: zuletzt geändert durch Art. 52 G v. 23.10.2024 I Nr. 323) · geprüft
- § 4 ArbZG: Ruhepausen (30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden) (Stand: zuletzt geändert durch Art. 52 G v. 23.10.2024 I Nr. 323) · geprüft
- § 5 ArbZG: ununterbrochene Ruhezeit von 11 Stunden (Stand: zuletzt geändert durch Art. 52 G v. 23.10.2024 I Nr. 323) · geprüft
- § 6 ArbZG: Nacht- und Schichtarbeit (Stand: zuletzt geändert durch Art. 52 G v. 23.10.2024 I Nr. 323) · geprüft
Häufig gestellte Fragen
Muss ich mich registrieren?
Nein, ein Konto ist nicht nötig, Sie können direkt loslegen. Ihre Eingaben bleiben im Browser dieses Geräts.
Werden meine Daten gespeichert?
Alles wird im Browser auf diesem Gerät gespeichert, im lokalen Speicher. Es wird nichts hochgeladen. Mit „Handeinträge löschen“ entfernen Sie die manuellen Einträge, nachdem der Planer nachgefragt hat.
Ist der Schichtplaner wirklich kostenlos?
Ja, es gibt keine versteckten Kosten und kein Abo. Die einzige Grenze liegt bei 100 Personen je Plan.
Für wie viele Mitarbeitende ist der Schichtplaner geeignet?
Ein Plan nimmt bis zu 100 Personen auf; für größere Belegschaften legen Sie mehrere Pläne an. Größere Gruppen passen nicht in einen Plan.
Wird das Arbeitszeitgesetz berücksichtigt?
Der Planer prüft weder Ruhezeiten nach § 5 ArbZG noch Arbeitszeiten je Person. Er zeigt Besetzung und Muster. Prüfen Sie selbst, ob Ihr Plan zu Ihrem Arbeitsvertrag und zu Tarif- oder Betriebsvereinbarungen passt, denn diese können abweichende Regeln enthalten.
Welche Exportformate gibt es?
Der Plan lässt sich als Druck im Format A4 quer ausgeben, den Sie im Browser als PDF speichern können. Zusätzlich gibt es die CSV-Datei mit Semikolon als Trennzeichen.
Wie funktioniert der Schichtplaner?
Sie wählen einen Monat, legen Personen an und geben jeder Person ein Schichtmodell mit Zyklusbeginn. Danach malen Sie Abweichungen mit dem Pinsel ein und lesen die Besetzung unter dem Plan ab.
Sind Feiertage im Plan markiert?
Bundesweite Feiertage erscheinen farbig, Wochenenden sind grau. Feiertage einzelner Bundesländer sind nicht enthalten, darauf weist ein Hinweis unter dem Plan hin.
Verwandte Tools
- Dienstplan-Vorlage: Wenn Sie lieber mit einer fertigen Vorlage starten möchten.
- Schichtkalender: Wenn Sie Schichten vor allem als Kalender sehen wollen.
- Wechselschicht-Kalender: Wenn Sie ein Wechselschichtmuster vorab durchrechnen möchten.
- Arbeitszeitrechner: Wenn Sie die Stunden einzelner Schichten oder Wochen berechnen wollen.
- Arbeitszeiterfassung: Wenn Sie tatsächlich geleistete Zeiten festhalten möchten.
- Stundenzettel: Wenn Sie Stunden für eine Abrechnung dokumentieren müssen.
- Nachtzuschlag-Rechner: Wenn Sie aus geplanten Nachtschichten einen Schätzwert für Nachtzuschläge ermitteln möchten.
- Feiertagszuschlag berechnen: Wenn Sie Feiertagsdienste im Plan gegen Zuschläge gegenrechnen wollen.